[영어 이메일 작성] 비즈니스 영어 이메일 첫인사, 끝인사 쓰기

[영어 이메일 작성] 비즈니스 영어 이메일 첫인사, 끝인사 쓰기

해외에서 근무를 하거나, 외국인에게 영어로 메일을 써야하는 경우가 있을 때, 영어가 능숙하지 못한 사람이 느끼는 스트레스는 이루 말할 수 없다. 

'아는 인사라고는 Hi, Hello 밖에 없는데 과연 이것을 메일의 첫 인사로 써도 되는 걸까?'

1. 영어 이메일의 첫 문장 쓰기 - 인사 / 수신인 지정.

Dear Mr(Mrs/Miss/Ms). michael,

※ 이름 뒤에 콤마(,)를 쓰는 것에 주의해야 한다. 마침표가 아니다.

그러나 간혹 수신자가 누구인지 정확하게 모를 때는 아래의 문장을 사용하기도 하는데,

To whom it may concern, Dear Sirs or Madams 

이 두 문장 중 어떠한 것을 써야하는지는  온라인상에서 명확한 답을 얻기 어려울 정도로 논쟁거리이다. 

그러나 대다수의 비즈니스 전문가들은 아래의 순서대로 사용하기를 권하고 있다.

회사 홈페이지에서 검색하여 가급적 수신자의 이름 혹은 성을 써서 보내되, 여의치 않을 경우 회사 혹은 부서의 이름을 수신자로 지정하여 메일을 보내기를 권하고 있다. 

1. Dear [First Name Last Name],

2. Dear Mr./Ms./Dr. [Last Name],

3. Dear [First Name], or Hello, [First Name], (informal only. Good if you’ve worked together before or the environment is casual.)

4. Dear [Name of group or department],

5. Dear [Job Title],

6. To Whom It May Concern,

7. Dear Sir or Dear Madam / Dear Sir or Madam,

 그러나 오늘날 인터넷이 아무리 발달하고, 그 안에 정보가 넘친다고 해도 내가 찾는 사람의 정보가 없을 수도 있다. 

1. 아무리 찾아도 수신인의 정보가 없을 경우.

2. 너무 바빠서 찾아볼 여유가 없는 경우.

3. 메일의 중요도가 높지 않은 경우에는 6번, 7번과 같이 To whom it may concern 혹은 Dear Sir or Madam을 사용해도 된다. 하지만 상대방과 익히 아는 사이이거나, 가까운 사이인 경우에는 Hello로 시작해도 무방하다.

2. 영어 이메일의 두 번째 - 자기소개

첫 인사를 작성했다면, 다음은 자신을 소개하는 것이다.

This is Edward Park responsible for ~~

(저는 ~~를 담당하고 있는 에드워드 박입니다.)

I am Alex, working in the Financial Department.

(저는 재무부서의 알렉스입니다.)

This is Minsu Choi and I am responsible for making contracts.

(저는 최민수이며, 계약을 담당하고 있습니다.)

3. 영어 이메일의 세 번째 - 메일의 목적

자기소개가 끝났으면, 다음으로 사용할 수 있는 메일 전송의 목적이다.

1. I am e-mailing you to ~

(~를 위해 메일을 보냅니다.)

ex) I am e-mailing you to express our interest in your proposal.

(당신의 제안에 대한 저희의 관심을 표명하기 위해 메일을 보냅니다.)

2. The purpose of my e-mail is to ~

(이 메일의 목적은 ~를 위해서입니다.)

ex) The purpose of my e-mail is to discuss some urgent issues.

(이 메일의 목적은 긴급한 이슈를 논의하기 위해서입니다.)

3. We are writing to ~

(~를 위해 작성합니다.)

ex) We are writing to introduce our latest products.

(우리의 최신 제품을 소개하기 위해 메일을 씁니다.)

ex) We are writing this e-mail to confirm our meeting.

(회의를 확인하고자 이메일을 보냅니다.)

4. 영어 이메일의 네 번째 - 맺음말

목적에 맞는 본문을 작성했으면 이제 마무리 글을 작성할 차례이다.

I look forward to hearing from you.

We hope to hear from you soon.

(당신의 연락을 기다리고 있겠습니다.)

I will get back to you after reviewing.

(검토 후에 연락드리겠습니다.)

Please keep in mind that this is an urgent matter.

(이것이 긴급한 사항이라는 것을 명심해 주시기 바랍니다.)

The file you sent us is still under evaluation, so we will email you as soon as we have finished our evaluation.

(귀하가 보내주신 파일은 아직 검토 중이오니, 검토가 완료되는 대로 이메일을 전송해 드리겠습니다.)

I hope this help.

(도움이 되길 바랍니다.)

If you have any questions, please do not hesitate to contact us.

If you have any questions, please feel free to contact us.

(문의사항이 있다면, 주저하지 말고 연락주시기 바랍니다.)

5. 영어 이메일의 다섯 번째 - 끝인사

다음은 이메일 마지막에 들어가는 인사말로써 ~~드림, ~~올림에 해당되는 표현이다.

무난한 표현

Best regards / Sincerely / Sincerely yours

연인, 친구 간에 사용하는 표현

Love / Kisses(연인)